Początek roku to czas porządków w dokumentach? Zatrudnij w tym okresie wirtualną asystentkę

Nowy rok to zazwyczaj czas porządków - nie tylko w domu, ale również w firmie czy biurze, niezależnie od tego czy ma ono charakter stacjonarny, czy wirtualny. Porządki w firmie oznaczają zazwyczaj katalogowanie dokumentów, które w ciągu roku “wrzucamy” do segregatorów (lub komputerowych folderów) bez żadnego systemu. W tym czasochłonnym zadaniu pomoże nam na pewno wirtualna asystentka.

Dlaczego na początku roku warto zatrudnić personalną asystentkę?

Kiedy na koniec roku nie mamy już czasu na dokładne segregowanie dokumentów i faktury nie są poukładane chronologicznie, a dokumenty pracowników leżą w jednej wspólnej teczce, czas na zabranie się za porządki. Ład w dokumentach ułatwi nam pracę w ciągu roku i zapewni, że nie zagubimy ważnej dokumentacji. W nowy rok wchodzimy jednak zazwyczaj z głową pełną nowych pomysłów i planów i nie chcemy marnować naszego czasu i energii na układanie koszulek z dokumentami w segregatorach albo tworzenie kolejnych folderów na pulpicie komputera.

Jest to jednak idealne zadanie dla asystentki personalnej. Nie wymaga długiego tłumaczenia, w przypadku wielu firm można wykonywać je na odległość, a przy tym doświadczona asystentka administracyjna na pewno ma własny, sprawdzony system segregowania dokumentów. Może on zrewolucjonizować nasz sposób katalogowania ważnych danych.

Asystent biura pomoże Ci uporządkować księgowość

Księgowość to dział naszej firmy, w której szczególnie liczy się porządek. W końcu zagubienie pewnych dokumentów albo niedotrzymanie terminu może oznaczać dla nas straty finansowe. Dlatego porządki w fakturach, umowach leasingu, wynajmu czy dostaw są tak kluczowe dla każdej firmy. Warto posiadać osobne segregatory albo foldery na każdy z rodzajów płatności oraz oczywiście dbać o ich chronologię. Dodatkowe zakładki z nazwami poszczególnych części segregatora dodatkowo ułatwią nam życie. Jest to jedno z tych zadań, na które nigdy nie mamy czasu, ale daje nam widoczne efekty.

Asystentka na godziny pomoże nam odnaleźć się w dokumentach pracowników

Kopia CV, umowa o pracę, formularz RODO, zaświadczenie o zdolności do wykonywania obowiązków - z roku na rok liczba dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika wzrasta. Dlatego łatwo się w nich pogubić, co może skutkować problemami w momencie kontroli urzędu skarbowego czy zwolnienia pracownika. Dlatego na początku roku warto poświęcić czas, a raczej zatrudnić personalną asystentkę, która poświęci go w naszym imieniu, aby cała dokumentacja pracowników była gotowa na ewentualną kontrolę.

Odpowiednio posegregowane dokumenty to zadanie, które pewnie nigdy nie jest u nas na szczycie listy, ale czasami jest niezbędne. Porządek w dokumentach to też porządek „w głowie”, a już na pewno duża oszczędność czasu. System zaimplementowany przez personalną asystentkę, którą zatrudniliśmy tylko na chwilę, może nam służyć przez kolejne lata.